Общие диски

Общие диски — это специальные папки на Яндекс Диске, в которых можно хранить файлы, работать над ними совместно с коллегами и искать нужную информацию.

Администратор может выполнять следующие действия с общими дисками:

создавать;
настраивать доступ сотрудникам, группам и подразделениям без указания ролей;
просматривать историю событий;
очищать корзину;
удалять.

Общими дисками могут сотрудники, которым выдан доступ.

Внутри общего диска сотрудники могут работать с файлами так же, как и на личном Диске.

Примечание. Для одной организации можно создать 10 общих дисков по 1 ТБ.

Создать

В личном кабинете организации перейдите в раздел Общие диски.
Если у организации еще нет общих дисков, сервису понадобится время для внутренней синхронизации. Дождитесь загрузки страницы.
Нажмите кнопку Создать.
Укажите название (максимум – 256 символов) и описание (максимум – 512 символов), нажмите Добавить.

Если достигнут лимит на количество общих дисков для организации, создать еще один общий диск не получится. Сначала удалите старые.

Все созданные общие диски можно посмотреть .

Настроить доступ

Для каждого общего диска в разделе Доступ отображается список тех, кто может с ним работать (пользователи, группы, подразделения).

Ограничение. Открыть доступ можно только сотрудникам, созданным внутри организации. Пользователям, приглашенным по ссылке, выдать доступ нельзя. Если вы откроете доступ группе, в которой есть приглашенные пользователи, общий диск будет доступен только сотрудникам, аккаунты которых были созданы внутри организации.

Администратор, аккаунт которого был создан внутри организации, может перейти в любой Диск из раздела Общие диски в личном кабинете организации или по прямой ссылке. При этом в разделе Общий доступ Диска администратор видит только те общие диски, к которым ему явно выдан доступ.

Приглашенные пользователи с правами администратора могут создавать и удалять общие диски, просматривать информацию о них, управлять доступом и очищать корзину, но не могут переходить в общие диски и просматривать их содержимое.

У владельца организации с личным аккаунтом вида login@yandex.by нет доступа к общим дискам.

Доступы для сотрудников работают по приоритетам: приоритет у доступа на редактирование выше. Если сотрудник состоит в двух группах, для одной из которых открыт доступ на редактирование, а для другой — на просмотр, сотрудник сможет редактировать файлы. То же касается ситуации, если у сотрудника имеется персональный доступ на редактирование.

Нажмите кнопку Добавить.
Введите в поле тех, кому хотите открыть доступ в общий диск.
Вы можете искать по именам, логинам или названиям среди пользователей, групп, подразделений. Можно последовательно выбрать сразу несколько элементов, но добавить больше 100 элементов (пользователей, групп или подразделений) не получится.
Выберите уровень доступа:
- Просмотр: пользователи могут просматривать, искать, скачивать и копировать файлы и папки на доступные диски. Файлы и папки нельзя скопировать или переместить на Диск, который доступен только в режиме просмотра.
- Редактирование: пользователи имеют полный доступ к файлам и папкам и могут просматривать, перемещать, искать, скачивать, загружать, редактировать и удалять их.

Для одного пользователя

Напротив имени сотрудника в столбце Уровень доступа нажмите на название текущего уровня.
В выпадающем списке выберите нужный уровень доступа.

Для нескольких пользователей

Выберите пользователей, группы или подразделения, для которых хотите изменить доступ.
Нажмите кнопку Настроить доступ.
Выберите нужный и сохраните изменения.

Одному пользователю: В строке с именем сотрудника нажмите справа, а затем нажмите кнопку Отключить.

Нескольким пользователям

Выберите пользователей, группы или подразделения, которым хотите отключить доступ.
Нажмите кнопку Отключить и подтвердите действие.

Перейти в Диск

В личном кабинете организации перейдите в раздел Общие диски и выберите нужный диск.
Нажмите справа и выберите Перейти в Диск или нажмите на строку выбранного Диска, — в соседней вкладке откроется содержимое Диска.

Переходить в общие диски может только администратор, аккаунт которого был создан внутри организации.

Просмотреть историю

История действий содержит информацию о событиях на общем диске: например, загрузке файлов, получении приглашения на доступ к папкам или увеличении места на Диске. В истории указывается дата и время, имя пользователя и действие, которое было совершено. Можно фильтровать события по типу и папкам. Историю событий можно скачать в виде файла.

В личном кабинете организации перейдите в раздел Общие диски и выберите нужный диск.
Перейдите в него и нажмите История.

Очистить корзину

Когда пользователь удаляет файлы с общего диска, они попадают в корзину общего диска. Файлы можно восстановить из корзины в течение 30 дней, потом они удаляются окончательно. Пока файлы хранятся в корзине, они продолжают занимать место.

Администратор может очистить корзину и освободить место заранее:

В личном кабинете организации перейдите в раздел Общие диски и выберите нужный диск.
Выберите нужный Диск и нажмите справа.
Выберите Очистить корзину и подтвердите действие.

Удалить

Администратор может удалить общий диск целиком со всем его содержимым:

В личном кабинете организации перейдите в раздел Общие диски и выберите нужный диск.
Выберите нужный Диск и нажмите справа.
Выберите Удалить и подтвердите действие.

После того как Диск удалится, вы не сможете восстановить файлы и назначенные права доступа.