Библиотеки документов SharePoint Online

Процесс и ограничения

Сколько библиотек можно копировать одновременно

В рамках одной миграции можно указать до 20 000 логинов сотрудников, при этом каждому логину должна соответствовать только одна библиотека SharePoint.

Если для одного логина надо скопировать несколько библиотек на Диск, делайте это в разных процессах. Такие миграции нужно запускать последовательно: копирование каждой следующей библиотеки должно начинаться после завершения предыдущей.

Куда копируются файлы

Во время миграции на Яндекс Диске пользователя создается отдельная папка. Содержимое библиотеки SharePoint копируется со всей структурой подпапок и файлов.

Как формируется имя и путь до папки

У каждой библиотеки документов есть уникальный URL. Он содержит:

• название тенанта (в примере ниже tenantname);
• семейство сайтов (в примере ниже sites);
• имя сайта (в примере ниже examplesite);
• имя подсайта, если есть (в примере ниже subsite);
• имя библиотеки документов (в примере ниже Shared%20Documents).

Из этих элементов формируется иерархия подпапок на Диске. Например, если путь до библиотеки документов имеет вид https://tenantname.sharepoint.com/sites/examplesite/subsite/Shared%20Documents, то на Диске будет создана структура подпапок http://disk.yandex.ru/client/disk/tenantname/sites/examplesite/subsite/Shared%20Documents.

Если вы используете библиотеку документов в корневом сайте (root), то она скопируется в папку вида http://disk.yandex.ru/client/disk/tenantname/root/root/Shared%20Documents.

Ограничения для копирования файлов

Для успешной миграции длина имени файла в библиотеке не должна превышать 255 символов. Файлы, которые не соответствуют этому условию, не будут скопированы. Перед миграцией проверьте содержимое библиотеки SharePoint на наличие таких файлов и переименуйте их.

Запуск миграции

1. Подготовьте секрет, подключите домен и подготовьте аккаунты сотрудников, если не сделали этого раньше.

   Примечание. Секрет применяется ко всем запущенным миграциям. Если вы уже запустили миграцию и после этого загружаете новый секрет, то он применится к этой миграции. При этом учитываются разрешения секрета: если новый секрет имеет доступ только к файлам и у вас запущена миграция писем, она остановится.
2. Выберите, откуда хотите мигрировать файлы: нажмите Microsoft 365.
3. Загрузите файл секрета и нажмите Дальше.
4. Укажите аккаунты, на Диски которых нужно перенести библиотеки документов, и ссылки на библиотеки документов:

   1. Скачайте шаблон CSV-файла.
   2. По образцу добавьте в файл логины пользователей Яндекс 360 для бизнеса и URL мигрируемых библиотек документов.

      Первая строка файла — заголовки полей, не удаляйте ее. В каждой следующей строке файла должны быть указаны:

      • Логин пользователя Яндекс 360 для бизнеса — владельца личного Диска. В одном файле логины не должны повторяться.
      • URL библиотеки документов Microsoft SharePoint Online.

      Например, чтобы библиотека документов c URL https://tenantname.sharepoint.com/sites/examplesite/subsite/Shared%20Documents скопировалась на личный Диск пользователя Яндекс 360 для бизнеса i.ivanov@example.test, укажите i.ivanov в столбце yandex_login и указанный URL в столбце drive_id.

      У вас должен получиться файл со структурой:

      "yandex_login";"drive_id"
      "i.ivanov";"https://tenantname.sharepoint.com/sites/examplesite/subsite/Shared%20Documents"
      Скопировано

      Примечание. Вы можете добавить в CSV-файл до 20 000 логинов. Нельзя указывать одинаковые логины пользователей в одном файле. Копирование библиотек, указанных в одном файле, запускается параллельно.
   3. Сохраните CSV-файл в кодировке UTF-8 (в Microsoft Excel нажмите Сохранить как → CSV-UTF8).

      Внимание. Если сохранить файл в другой кодировке, он будет распознан неправильно.
   4. Нажмите кнопку Загрузить CSV и укажите ваш файл.
5. Нажмите Запустить миграцию.

   Сбор данных займет от нескольких минут до двух часов, затем файлы начнут появляться на Яндекс Диске. Если какие-то файлы на Яндекс Диске уже есть (например, были перенесены ранее), то сравниваются даты их последнего изменения в SharePoint Online и Яндекс Диске и более старые версии заменяются новыми.

   После завершения копирования файлы больше не синхронизируются. Если в библиотеке SharePoint после завершения копирования появились новые файлы и вы хотите перенести их на Яндекс Диск, начните новую миграцию.

По итогу миграции проверьте, что количество скопированных файлов равно количеству файлов в источнике. Если вы планируете запускать процесс несколько раз, перед каждым новым запуском сохраняйте отчет по миграции. Если при миграции появятся ошибки, вы сможете отследить, при каком именно запуске это произошло.

Где посмотреть отчет по миграции

Чтобы скачать отчет, на странице активной миграции в правом верхнем углу нажмите кнопку Детализация. В отчете отражаются логи последнего запущенного процесса миграции, в которых описана детальная информация о количестве файлов, скопированных на личный Диск, и ошибках, возникших в процессе копирования.

Что будет, если остановить миграцию

Остановятся все запущенные миграции. Всё, что скопировано на момент завершения, сохранится.

Что будет, если начать новую миграцию

Если начать новую миграцию до завершения предыдущей, то новая миграция будет идти параллельно с уже запущенным процессом для всех личных Дисков.

Решение проблем с миграцией

Подробное описание ошибок, которые возникли в результате миграции, можно посмотреть в отчете по миграции. Со способами их исправления можно ознакомиться в разделе Отчет об ошибках миграции.