Совместный доступ: общие и делегированные ящики

Делегированный ящик — ящик пользователя, к которому настроены права доступа для коллег, например на время отпуска владельца. Делегировать можно ящик любого сотрудника.

Общий ящик — ящик, у которого нет конкретного владельца, им могут пользоваться сразу несколько сотрудников организации.

О предоставлении доступа сотрудникам читайте в разделах Общие ящики и Делегированные ящики. Вы также можете настроить доступ к общим и делегированным ящикам через API.

Лимиты

Возможности пользователей

С чужими ящиками пользователи могут работать:

• В веб-интерфейсе Яндекс Почты. Инструкция по настройке совместного доступа в веб-версии
• В почтовых программах. Инструкция по настройке почтовых программ

Режимы отправки писем

Существует два режима отправки писем из общих или делегированных ящиков:

• «Отправить от имени» (Send on behalf) — в заголовке письма указывается, что оно отправлено другим сотрудником от имени владельца делегированного ящика (или от имени общего ящика). То есть получатель видит фактического отправителя письма. Например, если сотрудник Алексей Иванов отправляет письмо от имени своего начальника Сергея Петрова, получатель увидит примерно следующее: «От имени Сергея Петрова, Алексей Иванов».

• «Отправить как» (Send as) — для получателя письмо выглядит так, как будто владелец делегированного ящика отправил его лично. Например, если сотрудник Алексей Иванов отправляет письмо из ящика своего начальника Сергея Петрова, получатель увидит только имя Сергея Петрова. В случае отправки письма с общего ящика получатель также не увидит имя фактического отправителя — у него отобразится только имя общего ящика.

Пользователь может выбрать режим отправки, если:

• он отправляет письмо из почтовой программы;
• программа поддерживает возможность такого выбора;
• пользователь назначен на роль, которая дает ему право на отправку в обоих режимах.

В веб-интерфейсе Яндекс Почты можно отправлять письма только в режиме «Отправить как».

Действия, доступные сотрудникам

Вы можете выбрать следующие действия, которые будут доступны сотруднику в общем или делегированном ящике:

Ограниченная отправка писем по SMTP (роль в API shared_mailbox_half_sender)

Пользователь с такой ролью может отправлять письма по протоколу SMTP только в режиме «Отправить от имени».

Отправка писем по SMTP (роль в API shared_mailbox_sender)

Роль позволяет отправлять письма по протоколу SMTP как в режиме «Отправить от имени», так и в режиме «Отправить как».

Управление ящиком в IMAP-клиенте (роль в API shared_mailbox_imap_admin)

Пользователь с такой ролью имеет полный доступ на управление содержимым почтового ящика по протоколу IMAP: ему доступны чтение, разметка и удаление писем, а также управление папками. Права на отправку писем роль не дает.

Владение ящиком (роль в API shared_mailbox_owner)

Роль предоставляет полные права на ящик, аналогичные тем, которые есть у владельца:

• В почтовых программах:
  • управление ящиком в IMAP-клиенте: чтение, разметка, удаление писем, управление папками;
  • отправка писем по SMTP: как в режиме «Отправить от имени», так и в режиме «Отправить как».
• В веб-версии Яндекс Почты:
  • управление ящиком: чтение, разметка, удаление писем, управление папками;
  • отправка писем в режиме «Отправить как».

Уведомления

Когда у какого-либо сотрудника появляется доступ к другому почтовому ящику, Яндекс 360 для бизнеса направляет два уведомления об этом: сотруднику, для которого настраивается доступ, и на электронный адрес ящика, к которому предоставляется доступ. Такие же уведомления отправляются, если вы меняете права доступа для сотрудника или отключаете ему доступ к другому ящику совсем.

Если вы настраиваете доступ сотрудника к почтовому ящику через API, вы можете указать, кому необходимо отправлять письма-уведомления об изменении прав. В запросе это регулируется параметром notify, который может принимать следующие значения:

• all — сотруднику, для которого настраивается доступ, а также на электронный адрес ящика, к которому предоставляется доступ (значение по умолчанию);
• delegates — только сотруднику, для которого настраивается доступ;
• none — никому.